Assistant chargé de l’accueil et suivi administratif

Vous serez rattaché.e à la direction de l’action artistique, et assurerez sous la responsabilité de la directrice, l’accueil et le suivi administratif de la Maison des Arts et de la Musique ainsi que du Centre Culturel Voltaire.

ACCUEIL ET RELATIONS AVEC LES PUBLICS ET PARTENAIRES

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, artistes intervenants et partenaires,
• Assurer l’interface entre les artistes, les services municipaux et les différents partenaires,
• Répondre aux demandes et orienter les différents interlocuteurs,
• Participer aux actions culturelles et manifestations municipales.

GESTION ADMINISTRATIVE ET SUIVI DES ACTIVITÉS

• Assurer le suivi administratif des activités et de la programmation culturelle,
• Gérer les inscriptions des élèves et assurer leur suivi administratif (absences, notifications aux familles, …),
• Assurer le suivi des plannings et de l’occupation des locaux,
• Organiser les réservations nécessaires à l’accueil des artistes et intervenants (hébergement, salles, matériel, …),
• Assurer le suivi administratif des contrats et conventions liés aux activités et à la programmation,
• Participer aux réunions et assurer la rédaction de comptes rendus et procès-verbaux,
• Contribuer à la réalisation des bilans d’activité et au suivi de la fréquentation,
• Assurer le suivi administratif de la résidence d’artistes,
• Assurer le suivi administratif des agents en lien avec la Direction des Ressources Humaines (congés, absences, formation, visites médicales, …).

GESTION FINANCIÈRE ET RÉGIES

• Assurer le suivi financier des activités et de la programmation sous couvert de la direction (bons de commande, droits de cession, locations de matériel, remboursements, …),
• Assurer la tenue des régies de recettes et, le cas échéant, de la régie d’avances,
• Assurer le suivi des participations et dispositifs de financement liés aux activité

BILLETTERIE

• Assure la billetterie physique en amont des représentations et le suivi de la billetterie sur le site internet dédié,
• Assure la tenue de la régie de recettes

GESTION DU MATÉRIEL ET DES ÉQUIPEMENTS

• Assurer le suivi du parc instrumental : locations, entretien auprès des prestataires, mise au rebut, … ;
• Assurer le suivi des besoins en matériel et des prestations nécessaires aux activités

MISSIONS PONCTUELLE

• Participer aux différentes actions culturelles et manifestations artistiques municipales ;
• Participer au forum des associations et aux événements organisés par la collectivité

Bac à Bac +2
Expérience sur poste similaire appréciée
Intérêt pour les pratiques artistiques et culturelles, ainsi que pour le spectacle vivant

QUALITÉS PROFESSIONNELLES ET RELATIONNELLES REQUISES :

• Bonne maîtrise de l’outil informatique,
• Connaissances financières et administratives,
• Qualités rédactionnelles,
• Capacité à s’organiser
• Rigueur et méthode,
• Autonomie
• Sens du relationnel notamment avec le public et les institutionnels,
• Aptitude au travail en équipe
• Être force de proposition

• Poste à temps complet
• Horaires annualisés
• Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations du service public notamment le soir et ponctuellement le week-end
• Les congés annuels sont pris prioritairement pendant les périodes de fermeture des établissements et selon les nécessités de service.

Ouvert aux agents contractuels à titre dérogatoire conforment à l’article L. 332-14 du Code Général de la Fonction Publique – Durée : 1 an