Assistant administratif

Au sein du cabinet du Maire de la Ville et sous la responsabilité de la Directrice de cabinet.

Accueil physique et téléphonique (usagers, associations, entreprises, institutions…)

• Répondre aux besoins des interlocuteurs et les orienter
• Faire le lien entre les usagers et les élus
• Comprendre la nature de la demande
• Déterminer la nécessité d’apporter une réponse immédiate ou différée
• Assurer le suivi de chaque demande
•  Fixer les rendez-vous

– Gestion administrative des affaires courantes du Cabinet

• Réceptionner, analyser, trier, diffuser et/ou suivre le courrier du jour
• Analyser les mails et apporter systématiquement une réponse adaptée
• Tenir à jour l’agenda de Madame le Maire et des adjoints
• Déterminer les informations essentielles à conserver
• Valider et suivre les réservations de salle pour les réunions
• Classer et archiver les dossiers
• Suivre les fiches procédures
• Engager des bons de commandes et suivre le budget
• Réaliser des plannings
• Gérer le stock des objets publicitaires

– Réalisation de tâches en lien avec la communication

• Récupérer et transmettre les informations utiles pour la réalisation des supports de communication
• Assurer la relecture des supports de communication : journal mensuel, cartons d’invitation, affiches…

• Titulaire d’un BTS secrétariat,
• Expérience sur poste similaire appréciée
• Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux

COMPÉTENCES ET QUALITÉS :

• Capacité à comprendre rapidement l’environnement
• Capacité à être force de proposition
• Maîtrise des règles de syntaxe, orthographe et grammaire
• Aisance rédactionnelle
• Qualités d’expression orale/écrite
• Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, Access, Outlook
• Connaissance du fonctionnement des institutions
• Capacité à comprendre l’environnement
• Polyvalence, méthode, rigueur et réactivité
• Aptitude au travail en équipe
• Qualités d’adaptation
• Disponibilité, diplomatie et dynamisme
• Sens de l’écoute et des relations humaines
• Sens de l’esprit d’initiative et du Service Public
• Savoir être

• Horaires réguliers – 37h par semaine avec RTT.
• Du lundi au jeudi : 8h30 à 12h30 – 13h30 à 17h00
  Vendredi : 8h30 à 12h30 – 13h30 à 16h30
• Disponibilité en cas de nécessité dans le service